Perancangan Ulang (Redesign) Sistem Pengendalian Persediaan dan Notifikasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Krakatau Medika
Downloads
Kekosongan stok obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Krakatau Medika (RSKM) terjadi berulang dan berdampak langsung pada pasien: selama Januari–April 2025 tercatat 56 transaksi Emergency Purchase Order (EPO) dengan biaya 15–30% lebih mahal dari jalur reguler, serta 478 kejadian copy resep, yang bersumber bukan dari keterbatasan anggaran melainkan dari tidak adanya mekanisme yang mampu mendeteksi stok kritis sebelum benar-benar habis. Penelitian ini mendesain kembali proses pengendalian persediaan obat RSKM dari kondisi eksisting (as-is) menuju rancangan proses yang diusulkan (to-be), dengan memetakan alur pengadaan menggunakan SIPOC dan Value Stream Mapping (VSM), mengidentifikasi prioritas kegagalan proses melalui Failure Mode and Effects Analysis (FMEA), dan menghitung parameter pengendalian persediaan (ABC, Safety Stock, Reorder Point, dan Economic Order Quantity) berdasarkan lead time aktual per item — bukan asumsi seragam 14 hari yang selama ini digunakan. Hasil analisis mengidentifikasi dua titik kegagalan kritis: stok kritis yang tidak terdeteksi tepat waktu (RPN = 576) dan rencana kebutuhan obat (RKO) yang tidak mencerminkan konsumsi aktual (RPN = 392); koreksi lead time aktual (bervariasi 1–43 hari) menurunkan rata-rata Reorder Point sebesar 48–75% di tiga gudang. Berdasarkan temuan tersebut, dirancang proses to-be berupa sistem notifikasi tiga level yakni Yellow Alert saat stok menyentuh 30% stok maksimum, Orange Alert saat mencapai Reorder Point disertai rekomendasi kuantitas pemesanan EOQ, dan Red Alert saat stok turun di bawah Safety Stock dengan eskalasi otomatis ke manajemen yakni dilengkapi approval matrix lima tingkat yang selaras dengan struktur otorisasi keuangan RSKM dan SOP fail-safe 14 langkah.
Audytra, H., Nurunnisa, M., & Puspita, N. (2020). Perancangan antarmuka sistem informasi hospital care menggunakan metode design thinking. INTEGRATED (Journal of Information Technology and Vocational Education), 2(2), 77–84.
Ballou, R. H. (2004). Business logistics/supply chain management: Planning, organizing, and controlling the supply chain (5th ed.). Pearson Prentice Hall.
Chopra, S. (2016). Supply chain management: Strategy, planning, and operation (6th ed.). Pearson.
Chopra, S., & Meindl, P. (2019). Supply chain management: Strategy, planning, and operation (7th ed.). Pearson.
Djamhuri, T. L., & Pramesti, D. A. (2023). Pengelolaan persediaan obat melalui sistem informasi manajemen rumah sakit di RS Gatoel. Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit Indonesia, 7(1), 45–56.
Dzaky, M. F., Tolle, H., & Nugraha, A. (2024). Penerapan metode design thinking dalam perancangan user experience aplikasi manajemen pendaftaran pasien berbasis mobile di Rumah Sakit Bersalin Restu Ibu Padang. Jurnal Informatika dan Sistem Informasi, 5(2), 88–101.
Ervianti, D., Setiawan, R., & Rahmawati, F. (2024). Pengendalian persediaan obat di Rumah Sakit Muhammadiyah Gresik menggunakan metode ABC, EOQ, dan ROP. Jurnal Farmasi dan Kesehatan, 12(1), 23–34.
Hariyanti, N., Kurniawan, B., & Santoso, T. (2024). Pengendalian internal persediaan obat di Rumah Sakit Nahdlatul Ulama Tuban: Evaluasi prosedur dan sistem informasi. Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia, 12(2), 78–89.
Harris, F. W. (1913). How many parts to make at once. Factory, the Magazine of Management, 10(2), 135–136.
Heizer, J., & Render, B. (2016). Operations management: Sustainability and supply chain management (12th ed.). Pearson.
Ilahi, R., Fitria, L., & Yuniar. (2024). Analisis perencanaan kebutuhan obat dan faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas pengadaan di rumah sakit. Jurnal Sistem dan Manajemen Industri, 8(1), 55–67.
Indrayani, R., & Sutrisno, E. (2021). Manajemen persediaan obat berbasis data konsumsi di instalasi farmasi rumah sakit. Jurnal Kefarmasian Indonesia, 11(2), 134–143.
Isadora, K., Rokhmawati, R. I., & Rachmadi, A. (2020). Penerapan metode design thinking dalam perancangan user experience aplikasi mobile HomeCare dan HomeCare Giver di Rumah Sakit Semen Gresik. Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer, 4(9), 3098–3107.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2017). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Kemenkes RI.
Lestari, T., & Rahmawati, F. (2019). Metode kombinasi dalam perencanaan kebutuhan obat di rumah sakit rujukan: Tinjauan sistematis. Jurnal Manajemen dan Pelayanan Farmasi, 9(3), 167–175.
Lestari, W., Nugroho, A., & Dewi, R. (2020). Analisis efisiensi distribusi persediaan di rumah sakit: Studi kasus unit gudang farmasi. Jurnal Logistik Indonesia, 4(1), 12–22.
Mesakh, D., & Masta, J. (2022). Penerapan sistem informasi akuntansi persediaan obat di Rumah Sakit Advent Medan: Evaluasi efisiensi dan efektivitas. Jurnal Akuntansi dan Keuangan, 10(2), 56–68.
Mulyono, S., & Prasetyo, D. (2020). Optimasi pengendalian persediaan obat menggunakan analisis ABC dan Economic Order Quantity di rumah sakit daerah. Jurnal Penelitian Kesehatan, 8(3), 211–220.
Nahmias, S. (2011). Perishable inventory systems. Springer.
Nugroho, A., & Aziz, M. (2020). Integrasi sistem informasi inventory dengan fitur notifikasi untuk mendukung pengambilan keputusan pengadaan barang di rumah sakit. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, 9(2), 78–89.
Pande, P. S., Neuman, R. P., & Cavanagh, R. R. (2000). The Six Sigma way: How GE, Motorola, and other top companies are honing their performance. McGraw-Hill.
Pujawan, I. N. (2010). Supply chain management (2nd ed.). Guna Widya.
Puspitasari, D. (2021). Manajemen persediaan obat di instalasi farmasi rumah sakit: Pendekatan kuantitatif dan sistem informasi. Airlangga University Press.
Putri Adilla, S., & Armel, R. S. (2024). Efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi dalam pencatatan persediaan obat dan alat kesehatan di RS Islam Ibnu Sina Pekanbaru. Jurnal Riset Akuntansi dan Bisnis, 24(1), 44–57.
Rother, M., & Shook, J. (1998). Learning to see: Value stream mapping to add value and eliminate muda. Lean Enterprise Institute.
Sari, N. A., & Meliala, A. (2023). Implementasi lean management dalam pengadaan persediaan obat di Rumah Sakit Pusat Pertamina: Analisis perputaran persediaan dan kekosongan stok. Jurnal Manajemen dan Organisasi, 14(2), 112–124.
Siregar, C. J. P., Amalia, L., & Nurwahyuni, A. (2021). Dampak pengadaan darurat terhadap biaya dan efisiensi operasional instalasi farmasi rumah sakit. Jurnal Ekonomi Kesehatan Indonesia, 6(1), 1–12.
Stamatis, D. H. (2003). Failure mode and effect analysis: FMEA from theory to execution (2nd ed.). ASQ Quality Press.
Tampubolon, M. P. (2021). Manajemen operasional: Perencanaan dan pengendalian produksi (3rd ed.). Mitra Wacana Media.
World Health Organization. (2003). Introduction to drug supply management. WHO.
Womack, J. P., & Jones, D. T. (2003). Lean thinking: Banish waste and create wealth in your corporation (Revised ed.). Free Press.
Yulianti, R., & Handayani, S. (2020). Penerapan sistem notifikasi berbasis threshold dalam pengendalian stok obat di instalasi farmasi. Jurnal Sistem Informasi Kesehatan, 5(2), 98–109.
Yulianti, R., & Wibowo, S. (2020). Analisis pengendalian persediaan obat menggunakan metode Economic Order Quantity di rumah sakit pemerintah. Jurnal Administrasi Kesehatan, 8(1), 34–45.
Copyright (c) 2026 Hilda Yunita Indriani, Mokh. Suef
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
Authors who publish with this journal agree to the following terms:
- Authors retain copyright and grant the journal right of first publication with the work simultaneously licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International (CC-BY-SA). that allows others to share the work with an acknowledgement of the work's authorship and initial publication in this journal.
- Authors are able to enter into separate, additional contractual arrangements for the non-exclusive distribution of the journal's published version of the work (e.g., post it to an institutional repository or publish it in a book), with an acknowledgement of its initial publication in this journal.
- Authors are permitted and encouraged to post their work online (e.g., in institutional repositories or on their website) prior to and during the submission process, as it can lead to productive exchanges, as well as earlier and greater citation of published work.
