PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENJUALAN DI TOKO LANGGENG JAYA TIMBANGAN MAGELANG

Felicia1, Hanna Prillysca Chernovita2

Universitas Kristen Satya Wacana

682018002@student.uksw.edu1, hanna.chernovita@uksw.edu2

 

Received  :  03-08-2022

Accepted  :  13-08-2022

Published  : 25-08-2022

Abstract

Keywords:

SDLC application, System Analysis and Design, Management Information System

 

Introduction: Stores Langgeng Jaya Timbangan Magelang branch is a store engaged in the sale of mass measuring instruments that already have a system in it, one of which is a sales management system. Purpose: this research is to design a sales management information system development at the Langgeng Jaya Timbangan store, Magelang branch which can meet the additional needs of its users, namely the store admin, so that the work of the store admin can be more efficient. Method: SDLC development, development of the previous system can be carried out by conducting analysis and then making system design. Results: The results of this study are the design of a new system to develop the old system on the system of restocking goods, transactions, and reports that will be directly connected between the branch store admin and the central store owner. Conclusion: the drawing of a new use case diagram to meet the additional needs of the admin, namely changing the system of purchasing or restocking goods, transactions, and making reports which were originally still done semi-manually, with this new system description, the work will be done automatically by the system with directly connecting the branch store system with the central store system so that it can increase the efficiency level of workers or store admins and central store owners.

Abstrak

Kata kunci:

SDLC, System Analysis and Design, Management Information System

 

Pendahuluan: Toko Langgeng Jaya Timbangan cabang Magelang adalah toko yang bergerak pada bidang penjualan alat ukur massa yang sudah memiliki sistem di dalamnya, salah satunya adalah sistem manajemen penjualan. Tujuan: penelitian ini adalah membuat rancangan pengembangan sistem informasi manajemen penjualan pada toko Langgeng Jaya Timbangan cabang Magelang yang dapat memenuhi kebutuhan tambahan dari penggunanya, yaitu admin toko, agar pekerjaan dari admin toko bisa lebih efisien. Metode: pengembangan SDLC, dapat dilakukan pengembangan dari sistem yang sebelumnya dengan melakukan analisis kemudian membuat desain sistem. Hasil: Hasil dari penelitian ini adalah rancangan sistem baru untuk mengembangkan sistem yang lama pada sistem restok barang, transaksi, dan laporan yang akan terhubung langsung antara admin toko cabang dengan owner toko pusat. Kesimpulan: penggambaran diagram use case yang baru untuk memenuhi kebutuhan tambahan admin, yaitu mengubah sistem pembelian atau restok barang, transaksi, dan pembuatan laporan yang awalnya masih dilakukan secara semi manual, dengan gambaran sistem yang baru ini, pekerjaan akan dilakukan secara otomatis oleh sistem dengan menghubungkan langsung sistem toko cabang dengan sistem toko pusat sehingga dapat menambah tingkat efisiensi pekerja atau admin toko dan owner toko pusat.

Corresponding Author: Felicia

E-mail: 682018002@student.uksw.edu

PENDAHULUAN

Seiring berjalannya waktu, teknologi pun mengalami kemajuan yang sangat pesat. Kemajuan teknologi ini tidak hanya bergerak pada satu bidang, melainkan hampir semua bidang dalam pekerjaan telah menggunakan teknologi tersebut (Purba et al., 2020). Kemajuan teknologi ini ada untuk mempermudah kehidupan manusia dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya dengan menggunakan teknologi yang semakin maju (Abdillah et al., 2020). Salah satu bidang yang bergerak dalam kemajuan teknologi ini adalah bidang pemasaran (Irsandi, Fitri, & Nathasia, 2021).

Tujuan penelitian ini adalah membuat rancangan pengembangan sistem informasi manajemen penjualan pada toko Langgeng Jaya Timbangan yang dapat memenuhi kebutuhan tambahan dari pengguna, yaitu admin toko agar pekerjaan dari admin toko bisa lebih efisien dalam proses manajemen penjualannya dengan meminimalisir pekerjaan yang masih dilakukan dengan cara manual oleh admin took (Gultom & Maryam, 2020). 

Toko Langgeng Jaya Timbangan merupakan salah satu toko yang menerapkan bidang pemasaran tersebut dengan menjual berbagai macam timbangan atau alat ukur massa. Selain itu toko Langgeng Jaya Timbangan juga menyediakan fasilitas tera ulang, pembuatan sertifikat tera, servis timbangan, dan menerima pemesanan alat pemadam kebakaran serta alarm kebocoran gas. Toko ini didirikan oleh Ibu Christina pada tanggal 12 Desember 2012 di Yogyakarta dan sekarang sudah memiliki cabang di Magelang. Selama beroperasi, toko Langgeng Jaya Timbangan ini sudah mengalami perubahan dalam berbagai bidang dalam pemasaran, salah satunya adalah sistem manajemen penjualan yang awalnya masih menggunakan metode sederhana hingga saat ini sudah menggunakan teknologi sistem informasi untuk manajemen penjualannya (Muflikhah, 2022).

Semakin maju perkembangan teknologi informasi, maka kebutuhan pengguna teknologi tersebut juga pasti akan bertambah (Anshori, 2018). Toko timbangan Langgeng Jaya sudah memiliki sistemnya sendiri dalam pemasaran, namun sistem tersebut masih memiliki kekurangan yang dapat menghambat pekerjaan dari admin took (Negara et al., 2021). 

 

METODE PENELITIAN

Penelitian ini dilakukan pada toko timbangan Langgeng Jaya di kota Magelang yang merupakan toko yang bergerak dalam bidang penjualan alat ukur massa, cabang dari toko Langgeng Jaya di Yogyakarta. Jenis penelitian ini adalah rancangan pengembangan untuk mengembangkan sistem yang sudah ada. 

Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan datang langsung ke lokasi untuk melihat sistem tersebut. Data yang dikumpulkan berupa sistem kerja aplikasi yang digunakan oleh admin dan juga kekurangan dalam sistem tersebut. Kekurangan dalam sistem yang dapat menghambat pekerjaan admin akan dibuatkan desain sistem yang baru.

Adapun metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) dengan menggunakan pendekatan sistem air terjun atau waterfall karena memiliki fase yang terstruktur sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pengembangan system (Nur, 2019).  

Hal pertama yang admin toko lakukan adalah login ke sistem. Untuk pembelian barang sendiri, admin toko harus melakukan permohonan lewat WhatsApp, baru kemudian diterima oleh toko pusat dan dikirim dari toko pusat. Setelah barang sampai di toko, admin toko aka n melakukan pengecekan terhadap barang yang datang. Jika barang yang datang mengalami kerusakan atau kurang ataupun berlebih, admin toko akan membuat nota retur yang nantinya akan dikirim kembali ke toko pusat dengan perantara e-mail.

Transaksi yang dapat dilakukan dalam toko ini adalah pembelian barang, retur pembelian, penjualan barang, dan retur penjualan barang(Brawijaya, Widodo, & Samudi, 2018). Setiap transaksi akan tersimpan dalam laporan masing-masing transaksi, dan nantinya admin toko harus merapikan laporan yang sudah berbentuk excel yang kemudian dikirimkan ke toko pusat dengan e-mail (Hendraputra et al., 2021).

Setiap akhir bulan admin toko akan melakukan stok obname, dan kemudian membuat laporan. Stok obname akan selalu dijalankan pada akhir bulan, tidak terhitung dari ada tidaknya transaksi penjualan. Setelah itu admin akan membuat laporan dan mengirimkannya pada toko pusat.

 

HASIL DAN PEMBAHASAN                                                                                                                          

Penelitian sebelumnya yang diambil sebagai landasan pembuatan penelitian ini adalah penelitian dengan judul “Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang Dagang Pada Perusahaan Hakasima Kota Ternate” yang disusun Mahasiswa Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Sains dan Teknologi Wiratama Maluku Utara oleh Novita Burhan pada tahun 2018. Dalam tulisannya, penelitian ini membahas mengenai pembuatan sistem baru untuk mempercepat proses pengelolaan barang serta mempermudah pembuatan laporan pada sistem (Febriani, dkk, 2018).

Dari analisis yang sudah dibuat sebelumnya, kegiatan penjualan atau pemasaran di toko ini masih banyak yang menggunakan cara manual, maka model sistem yang baru adalah sebagai berikut (Effendy & Mulyono, 2020):

 

Gambar 1. Use Case Sistem Baru

 

Pada sistem sebelumnya, sistem toko cabang dan sistem toko pusat tidak saling terhubung dan membuat beberapa pekerjaan diharuskan untuk dikerjakan secara manual (Sitanggang, 2019). Dalam desain di atas, sistem cabang akan langsung terhubung dengan toko pusat, dimana hal yang dapat diakses langsung oleh toko pusat adalah semua laporan dari toko cabang. Pembelian barang atau restok barang juga bisa langsung masuk ke daftar transaksi di toko pusat.

 

Gambar 2. Activity Pembelian atau Restok Barang

 

               Pembelian atau restok barang dari toko pusat awalnya dilakukan dengan membuat permintaan dengan media sosial WhatsApp, namun dengan sistem di atas, restok barang bisa dilakukan secara langsung menuju ke sistem di toko pusat. Admin dapat memeriksa stok barang yang ada, dan jika ada barang yang perlu untuk direstok,

Admin dapat secara langsung membuat daftar barang yang akan di restock dan sistem akan secara otomatis mengirimkan data pembelian atau restok barang tersebut pada toko pusat sehingga toko pusat dapat langsung menerima pesanan restok dan mengirimnya pada toko cabang (Pribadi, Darwiyanto, & Husen, 2020).  Setelah mengirim permintaan restok barang, Admin akan menerima nota dan kemudian mencetak nota untuk nantinya digunakan untuk mengecek barang yang datang.

 

Gambar 3. Activity Transaksi

 

               Transaksi yang dilakukan di sini adalah penjualan, retur penjualan, dan retur pembelian. Cetak nota akan tetap dilakukan dalam penjualan, namun tidak digunakan sebagai bukti untuk pembuatan laporan toko cabang. Nota akan langsung berbentuk data dan bisa diakses oleh admin kapan saja. Nota tersebut hanya bisa dilihat dan dihapus oleh admin.

               Laporan bulanan yang biasanya dilakukan secara terpisah, akan dijadikan satu dengan penggabungan sendiri setiap transaksinya. Admin tidak perlu lagi merapikan laporan dalam bentuk excel dan mengirim pada owner toko pusat dengan email satu-per-satu.

               Desain ERD untuk sistem yang baru adalah sebagai berikut:

 

Gambar 4. ERD Sistem

 

Pada desain ERD di atas, transaksi terdiri dari penjualan, retur penjualan, dan retur pembelian sama seperti sistem yang sebelumnya. Pembelian ditambahkan dalam sistem ini untuk restok barang.

Rancangan tampilan pada sistem yang baru adalah sebagai berikut:

 

Gambar 5. Tampilan Penjualan

Gambar 6. Tampilan Stok Barang - Cari Barang

 

Gambar 7. Tampilan Stok Barang - Input Barang

 

Gambar 8. Tampilan Stok Barang - Restok

 

KESIMPULAN

Berdasarkan analisis yang sebelumnya sudah dibuat, dapat disimpulkan dengan penggambaran diagram use case yang baru untuk memenuhi kebutuhan tambahan admin, yaitu mengubah sistem pembelian atau restok barang, transaksi, dan pembuatan laporan yang awalnya masih dilakukan secara semi manual, dengan gambaran sistem yang baru ini, pekerjaan tersebut akan dilakukan secara otomatis oleh sistem dengan cara menghubungkan langsung sistem toko cabang dengan sistem toko pusat sehingga dapat menambah tingkat efisiensi pekerja atau admin toko dan owner toko pusat. Laporan yang dijadikan satu akan memudahkan admin dan owner dalam pengecekan Kembali manajemen penjualan, serta admin tidak perlu merapikan laporan yang akan dikirim langsung ke owner toko pusat secara langsung dari sistem.

 

 

BIBLIOGRAFI

 

Abdillah, Leon A., Alwi, Moh Hatta, Simarmata, Janner, Bisyri, Muhammad, Nasrullah, Nasrullah, Asmeati, Asmeati, Gusty, Sri, Sakir, Sakir, Affandy, Nur Azizah, & Bachtiar, Erniati. (2020). Aplikasi Teknologi Informasi: Konsep dan Penerapan. Yayasan Kita Menulis.

 

Anshori, Sodiq. (2018). Pemanfaatan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Sebagai Media Pembelajaran. Civic-Culture: Jurnal Ilmu Pendidikan PKn Dan Sosial Budaya, 2(1).

 

Brawijaya, Herlambang, Widodo, Slamet, & Samudi, Samudi. (2018). Pengujian Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang Dengan Web Application Load Stress and Performance Testing (WAPT). Information System For Educators And Professionals: Journal of Information System, 2(2), 125–134.

 

Effendy, Effendy, & Mulyono, Herry. (2020). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Dan Penjualan Pakaian Muslim Berbasis Web Pada Toko Hidayatullah Jambi. Jurnal Manajemen Sistem Informasi, 5(4), 526–538.

 

Febriani, dkk. (2018). Pengembangan Sistem Informasi Penjualan, Pembelian, dan Persediaan Berbasis Web. Jurnal Sistem Informasi dan Teknologi, 1(2), 155-160.

 

Gultom, Muhammad Muntashir, & Maryam, Maryam. (2020). Sistem Informasi Penjualan Material Bangunan Pada Toko Bangunan Berkah. Jurnal Teknik Informatika (Jutif), 1(2), 79–86.

 

Hendraputra, Surya, Simarmata, Janner, Arifah, Fatimah Nur, Giap, Yo Ceng, Rahmah, Sabrina Aulia, Herlinah, Herlinah, Gustiana, Zelvi, Sulaiman, Oris Krianto, Ardiana, Dewa Putu Yudhi, & Israwan, L. M. Fajar. (2021). Pengantar Teknologi dan Informasi. Yayasan Kita Menulis.

 

Irsandi, Johar Saputra, Fitri, Iskandar, & Nathasia, Novi Dian. (2021). Sistem Informasi Pemasaran dengan Penerapan CRM (Customer Relationship Management) Berbasis Website menggunakan Metode Waterfall dan Agile. Jurnal JTIK (Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi), 5(4), 346–353.

 

Kaunang, Fergie Joanda, Karim, Abdul, Simarmata, Janner, Iskandar, Akbar, Ardiana, Dewa Putu Yudhi, Septarini, Ri Sabti, Negara, Edi Surya, Hazriani, Hazriani, & Widyastuti, Reni Dwi. (2021). Konsep Teknologi Informasi. Yayasan Kita Menulis.

 

Muflikhah, Rahma Arifah. (2022). Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan: Studi kasus pada UMKM Nyemal-Nyemil Snack Kab. Lamongan. Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim.

 

Negara, Edi Surya, Romindo, Romindo, Tanjung, Rahman, Heriyani, Nofitri, Simarmata, Janner, Jamaludin, Jamaludin, Putra, Tri Andi Eka, Sudarmanto, Eko, Sudarso, Andriasan, & Purba, Bonaraja. (2021). Sistem Informasi Manajemen Bisnis. Yayasan Kita Menulis.

 

Nur, Hidayati. (2019). Penggunaan Metode Waterfall Dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan. Generation Journal, 3(1), 1–10.

 

Pribadi, Arieffarrel Edwin, Darwiyanto, Eko, & Husen, Jati Hiliamsyah. (2020). Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Ritel Toko Swalayan Karunia. EProceedings of Engineering, 7(1).

 

Purba, Ramen A., Sudarso, Andriasan, Silitonga, Hery Pandapotan, Sisca, Sisca, Supitriyani, Supitriyani, Yusmanizar, Yusmanizar, Nainggolan, Lora Ekana, Sudirman, Acai, Widyastuti, Reni Dwi, & Novita, Andi Dian. (2020). Aplikasi teknologi informasi: teori dan implementasi. Yayasan Kita Menulis.

 

Sitanggang, Rianto. (2019). Sistem Informasi Laporan Penjualan Komputer Berbasis LAN. Jurnal Mahajana Informasi, 4(1), 62–77.